Offre d'emploi Groupe TerradeEmployé.e de bureau / Secrétariat

CONTEXTE :

L’école Silvya Terrade de TOULOUSE est une école privée d’esthétique et de coiffure qui a pour objectif la formation
professionnelle à ces métiers. Les formations sont dispensées sous statut initiale, formation continue et alternance.
L’établissement est constitué de 2 directeurs adjoints, de 2 coordinatrice pédagogique, de 1 employée administrative et
d’une équipe d’enseignant.

MISSION PRINCIPALE :

• Assurer l’ensemble des tâches administratives relatives à l’établissement
• Assurer l’accueil téléphonique ou physique des visiteurs, clients, stagiaires

MISSIONS DETAILLEES :

• Accueillir, orienter, renseigner les clients, apprenants, visiteurs
• Gérer les appels téléphoniques interne et externe
• Recevoir, rédiger, transmettre des courriers, des e-mails
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Tenir à jour les agendas
• Saisir et mettre en forme différents documents administratifs
• Saisir les devis et dossiers de financement (Kairos, ANFH, CPF…)
• Suivre les stocks de matériels, de produits, de fournitures courantes…
• Assurer l’état présentiel des stagiaires
• Assurer la prise des rendez-vous clientèle

MISSIONS PONCTUELLES TRANSVERSES : 

• Participer aux portes-ouvertes et animations ponctuelles
• Participer à la préparation des salles d’examen

COMPETENCES NECESSITEES PAR LA FONCTION : 

• Avoir d’excellentes qualités relationnelles et humaines, savoir accueillir le public avec amabilité
• Maitriser l’outil informatique (pack office, messagerie électronique, logiciel Charlemagne…)
• Maitriser les dossiers OPCO, divers financeurs
• Être ordonnée, rigoureuse et réactive, savoir gérer les priorités
• Être disponible
• Être une bonne communicante
• Maitriser le français écrit et oral
• Savoir travailler en équipe et/ou en autonomie
• Savoir gérer les situations de stress
• Respecter la confidentialité

CONDITIONS PARTICULIERES :

• Travail seul et en équipe
• Horaires fixes imposés par les plages horaires d’ouverture au public
• Activité pouvant s’exercer en présence d’usagers
• Travail sur écran quotidien
• Travail assis quotidien